Praca na sekretariacie nie jest trudna. Nie wymaga zbyt dużej merytorycznej wiedzy. Do wysyłki listów ma się ubogi program poczty polskiej, do wpisywania faktur Excela, artykuły biurowe zamawia się z Makro. Telefonów niekoniecznie trzeba odbierać, bo robią to wszyscy, którzy akurat obok niego są. Na koniec miesiąca trzeba zrobić zestawienie poczty wychodzącej i wpisać zapłacone faktury. Co jakiś czas przyjdzie klient i trzeba zrobić jemu kawę.
Czy to jest duży zakres obowiązków?
Większość z was powie, że nie. I ja się z tym zgodzę, jednakże moja współpracownica uważa, że jest tego o wiele za dużo. Owszem, są takie dni, gdzie wysyłki poczty jest bardzo dużo - obsługujemy około 100 złożonych podmiotów i czasem przed Zgromadzeniem, trzeba zawiadomić wszystkich ich członków. Wtedy listów może być nawet 150, co powoduje, że dużo czasu marnuje się na drukowanie kopert, wkładanie do nich listów, a potem zaklejanie.
Wtedy zawsze mogła liczyć na moją pomoc, jednak ostatnimi czasy chyba się "zapomniała".
Niegdyś stanowisko moje [Asystentka Zarządu] było połączone ze stanowiskiem Sekretariatu. Jednak przez rozrost firmy zdecydowano się je rozdzielić i tak w lipcu zeszłego roku zatrudniono Sekretarkę [S]. Osoba, która wprowadziła Sekretarkę w jej obowiązki i wyjaśniła strukturę firmy, miała już wtedy stanowisko Asystentki Zarządu [AZ], na którym była do marca, a marcu zastąpiłam ją ja.
Poprzednia AZ uprzedziła mnie, że S. potrafi wykorzystywać ludzi. I często gdy zapoznawała mnie z obowiązkami, S. starała się ją odciągnąć, żeby popakowała z nią listy itd. AZ stwierdziła, że dała sobie wejść na głowę i częściowo przez to zmienia pracę. Ja jednak mam twardy charakter i potrafię powiedzieć NIE.
Tak sobie żyłyśmy z S. w miarę dobrych stosunkach - ja jej czasem pomogłam, czasem sama zrobiłam za nią jakąś rzecz np. wpisałam faktury, bo widziałam, że ma dużo pracy. Nawet tego nie zauważała i dopiero ją uświadamiałam, że zrobiłam coś za nią. Zawsze jej powtarzałam, że siedzę w drugim pokoju i nie widzę ile czego ma, jeśli do niej nie wejdę, ale ona ma do mnie przyjść jakby chciała pomocy - tak jak zresztą inne osoby z firmy.
Zgrzyt przyszedł kiedy poszłam na 1,5 tygodniowe L4. Mamy zasadę, że gdy jedna z nas jest na L4, bądź urlopie, druga przejmuje jej obowiązki. I tak, gdy ja wysyłałam listy zamiast S., tak ona nawet nie uruchomiła mojego maila przez co prawie przepadł nam termin rozprawy z obowiązkowym stawiennictwem.
Podobna sytuacja wystąpiła, gdy byłam na urlopie. Przejmowaliśmy nowy podmiot i trzeba było go wprowadzić do systemu. Wracam po 4 dniach odpoczynku i widzę 130 maili z tego właśnie podmiotu z danymi. Nic nie ruszone, a trzeba zaraz robić im rozliczenia.
Porozmawiałam z S. i co usłyszałam?
- Jestem zapracowana i nie mam czasu zajmować się jeszcze twoją durną skrzynką, a poza tym już wróciłaś, to możesz to zrobić.
Siadłam, ogarniałam maile do końca dnia i zostało mi ich jeszcze 20. Poinformowałam o tym Zarząd [kwestia nadgodzin] na co oni zareagowali zdziwieniem, ponieważ S. powiedziała, że wszystko ogarnia.
Od jakiegoś miesiąca S. zaczęła chodzić i mówić, że jej nie pomagam, że powinnam z nią robić listy, a nie siedzieć u siebie. Przestała nagle się odzywać, a jak się spytałam o co jej chodzi, jak typowa kobieta powiedziała, że o nic.
Nie jesteśmy w przedszkolu, aby bawić się w takie gierki. Nie chce się odzywać, niech się nie odzywa, byle swoje obowiązki wykonała prawidłowo.
Po czym kilka dni temu przychodzę do niej z pilnym listem do sądu. Mówię, że to musi wyjść dzisiaj i za potwierdzeniem odbioru.
- To pójdzie jutro, bo nie mam czasu i nikt mi nie pomaga.
- To jest sądówka, to ma to wyjść dzisiaj.
- Przyszła wielce Pani i mam jej robić to co ona każe! Żadnego listu ci nie wyślę.
- To ja mam sama iść na pocztę i go wysłać? To są twoje obowiązki, a nie moje.
- No właśnie, ty masz swoje obowiązki, ja swoje to mi się do moich nie wpier...
Byłam wściekła, widzieli to inni obecni w pokoju i znają mój charakter. Byłam o krok od zjechania jej z góry na dół, ale stwierdziłam, że mam swój pewien poziom, z którego nie chcę rezygnować. Poczekałam, zobaczyłam, że wpisała mój list na wysłane.
Następnego dnia podejmuję ostateczną próbę rozmowy przed pójściem do Szefów. Oczywiście S. nie wie o czym chce rozmawiać, bo to moje stanowisko było stworzone, żeby pomagać jej, a nie na odwrót i ona ma więcej pomocy od innych niż ode mnie, a to ja powinnam robić wysyłki. Skoro spór kompetencyjny według niej polegał na tym, że jeden z jej głównych obowiązków miałam wykonywać ja [co owszem, mam robić gdy ona jest na urlopie lub L4] poszłam do szefów i poprosiłam, aby porozmawiali z nami.
Powiedziałam im, że jak mogę to jej pomagam. Ale kilka razy jej odmówiłam - szczególnie gdy chciała zrzucić na mnie bardzo dużą wysyłkę. Za to ona cały czas mówiła o tym, że się nie wyrabia, że od nikogo nie ma wsparcia, że nikt nie uważa jej za ważną.
Szefowie jasno postawili sprawę - to ja jestem jej kierownikiem, a nie ona moim, więc ja mogę jej pomóc, tak jak wszyscy inni, ale nie będę za nią wykonywała obowiązków.
W pierwszym akapicie masz 4 błędy , w drugim też, w kolejnych 3nastepne. Masz problem z odmianą
Odpowiedz@maat_: Wyjąć Ci kij z dupy? Czy sam sobie poradzisz?
Odpowiedz@kerownik: Za głęboko go ma, potrzeba chirurga do tego :) A co do historii, S nie jest czasem młodsza? Z młodego pokolenia?
Odpowiedz@iks: Ja raczej spotykam się z tendencją odwrotną- Młodzi ogarniają swoje obowiązki i koniec, a starzy biorą ich na siebie za dużo, bo wypłata o 100 zł większą, a potem mają problem z ich wykonaniem.
Odpowiedz@maat_: dziękuję za ten komentarz.
Odpowiedz@maat_: W pierwszym akapicie nie 4 lecz 5. Dalej nie chce mi się czytać. Mam kij w dupie chyba dłuższy niż Ty :)
OdpowiedzMłode, głupie, roszczeniowe, zwolnić bez ceregieli. Natomiast tytulatura - wow. Asystentka Zarządu) Zarządu z dużej litery koniecznie), to kierownik dla sekretarki. "Sama byłam sekretarką, teraz jestem asystentką, to mam w uj ważnych, merytorycznych obowiązków." To znaczy jakich obowiązków? Teraz zapewne będzie litania super kwiecistych zdań określających okno otworem widokowym, a kopiuj wklej z looknięciem do ustawy - bardzo poważnym projektowaniem uchwał. Czyż nie?
OdpowiedzTak się zastanawiam... Drukowanie koper to taka skomplikowana praca? Jeśli tylko ma się odpowiednią drukarkę i MS Office, to używa się korespondencji seryjnej i 150 koper ma się w kilka minut. Dane do wysyłki przygotowujesz raz na klienta, więc i to nie powinno być problemem.
Odpowiedz@kartezjusz2009: Drukowanie kopert z programu Poczty Polskiej jest bardzo szybkie, jednak nie można scalić własnej bazy z bazą poczty. Ułatwieniem jest autouzupełnianie.
Odpowiedz@ocelota: Może gdzieś mi umknęło, że drukowanie kopert jest przez program PP. Nie znam go dokładnie, ale może tak być jak mówisz. Ale co do scalenia - prawdopodobnie nie da się scalić baz danych, ale można wykorzystać jedną w drugiej. Odpowiednio napisany program mógłby wpisywać za nas wszystkie dane i pozostawiłby tylko do sprawdzenia czy dane są wpisane poprawnie. Oczywiście wiem, że wiedzy i doświadczenia jak to zrobić nie spodziewam się po sekretarce, asystentce zarządu, ani nawet samego zarządu, ale przy odrobinie wysiłku można byłoby coś wspomagającego znaleźć wśród programistów. :) Aż mnie ciekawi, czy ktoś rozwiązał już ten problem? :)
OdpowiedzTaka z ciebie asystentka jak z niej sekretarka. Prawdziwe asystentki i sektetarki to sa wazne osoby w firmach, a nie pracownicy w rodzaju przynies, podaj, pozamiataj, do ktorych, jak sama stwierdzials, nie trzeba miec zadnych kwalifikacji. Co to za maniera nadawac wszystkim tytuly, lacznie z osobami, ktore kiedys nosily miana pomocy biurowych? Praca NA sekretariacie? Nie jestem faszysta jezykowym, ale czy asystentka czegokolwiek nie powinna sie umiec, w pierwszej kolejnosci, bezblednie poslugiwac jezykiem ojczystym, a nie jego raczej prymitywna wariacja?
OdpowiedzZmodyfikowano 1 raz. Ostatnia modyfikacja: 6 grudnia 2019 o 10:58
@Samoyed: prawda? Bardzo razi pyszałkowatość. Sekretarka to byle co bez kwalifikacji, za to ja, asystentka, kwalifikacji mam mnóstwo i to ja tu rządzę.
OdpowiedzDziewczyna jest straszna, ale spójrz na nią z drugiej strony. Zrobiliście z niej popychło "nie czuje się ważna", sama twierdzisz, że nie musi mieć żadnych kompetencji, a potrzebna jest do tego, co wykonać może dziecko. Abstrahując od kwalifikacji miękkich, porównaj teraz swoje doświadczenie i wykształcenie z jej. Może macie podobne?
Odpowiedzkomunikuj sie z nia mailowo, bedziesz miala podkladke na wydanie polecenia, a jak baba durna to sie podlozy i odmowi= wtedy masz z czym isc do szefostwa i unikasz durnych podszczypywan
Odpowiedz@bazienka: Miałem napisać to samo, ale mnie ubiegłaś. Jednego dnia mail z poleceniem, jak go nie wykona to na drugi dzień mail "Proszę mi wytłumaczyć dlaczego..." do niej i szefowi do wiadomości.
Odpowiedz